إرسال متعدد القنوات
اختر لكل فئة القناة الأنسب: البريد الإلكتروني للجهات الرسمية، الرسائل النصية أو واتساب للوصول الأسرع.
وحدة داخل منصة إدارة زوار الفعاليات
إدارة الدعوات
ابدأ الفعالية من حيث تبدأ فعلًا: قائمة ضيوف نظيفة، ودعوة تصل فعلًا إلى صاحبها، وردّ واضح يمكنك البناء عليه في التخطيط للأعداد والقاعات والبطاقات.
أبرز ما تقدّمه هذه الوحدة
قنوات متعددة
بريد، رسائل نصية، وواتساب.
ردود RSVP
مؤكد، معتذر، قيد الانتظار.
تذكيرات تلقائية
قبل الحدث ولغير المستجيبين.
تتبّع لحظي
من فتح، من أكّد، من لم يردّ.
ما هي وحدة إدارة الدعوات؟
وحدة إدارة الدعوات هي نقطة البداية في رحلة الزائر. تتيح لك رفع قائمة الضيوف أو إدخالها، وتقسيمها إلى فئات (ضيوف رسميون، متحدثون، إعلام، رعاة، زوار عامون)، ثم إرسال دعوة مخصّصة لكل فئة عبر القناة المناسبة لها.
وما يميّزها أنها لا تنتهي بالإرسال: كل دعوة تصبح سجلًا حيًّا له حالة — أُرسلت، فُتحت، أُكِّدت، اعتُذر عنها — وهذه الحالة هي ما يبني عليه النظام لاحقًا إصدار رمز QR وطباعة البطاقة وتحديد صلاحية الدخول.
المشكلة التي تحلّها هذه الوحدة
إدارة الدعوات يدويًا تبدو بسيطة حتى تتجاوز القائمة بضع مئات من الأسماء.
قبل استخدام النظام
- قوائم متعددة غير متطابقة نسخة عند العلاقات العامة، نسخة عند التشغيل، ونسخة ثالثة عند البوابة — وكلها مختلفة.
- لا أحد يعرف من سيحضر فعلًا الردود تتوزّع على البريد والواتساب والمكالمات، فيصبح تقدير الأعداد تخمينًا.
- تذكيرات منسيّة المتابعة اليدوية مع غير المستجيبين تُستنزف وقت الفريق وتُنسى تحت الضغط.
- دعوات تصل للشخص الخطأ النسخ واللصق بين الجداول يُنتج أخطاء في الأسماء والمسميات والجهات.
مع منصة إدارة زوار الفعاليات
- قائمة واحدة موثوقة مصدر واحد للبيانات يراه الفريق كله، وهو نفسه الذي يخدم البوابة يوم الحدث.
- حالة واضحة لكل دعوة لوحة تعرض المؤكدين والمعتذرين وغير المستجيبين بنِسَب لحظية.
- تذكيرات مجدولة تُرسل تلقائيًا لغير المستجيبين وقبل الحدث، دون متابعة يدوية.
- ملف ضيف واحد بيانات الضيف تُدخل مرة واحدة وتُستخدم في الدعوة والبطاقة والتقرير.
أهم خصائص إدارة الدعوات
تخصيص محتوى الدعوة
نص ودعوة مختلفة لكل نوع ضيف — المتحدث يحصل على تفاصيل جلسته، والإعلامي على تعليمات التغطية.
إدارة ردود RSVP
رابط تأكيد أو اعتذار في الدعوة نفسها، وتحديث حالة السجل لحظيًا دون تدخّل يدوي.
التذكيرات والمتابعة
جداول تذكير قبل الفعالية، ورسائل متابعة موجّهة لمن لم يردّ بعد.
رفع القوائم دفعة واحدة
استيراد قائمة الضيوف من ملف Excel مع مطابقة الأعمدة والتحقّق من التكرار.
تتبّع لحظي وتقارير
نِسَب الاستجابة لكل فئة وكل قناة إرسال، لمعرفة ما يعمل فعلًا مع جمهورك.
كيف تعمل؟
تجهيز القائمة
ارفع قائمة الضيوف أو أدخلها، وقسّمها إلى فئات بحسب نوع الضيف وصلاحياته.
تصميم الدعوة
اكتب نص الدعوة لكل فئة، وأضف تفاصيل الفعالية ورابط التأكيد.
الإرسال والمتابعة
أرسل عبر القناة المناسبة، وتابع الردود والتذكيرات من لوحة واحدة.
التحويل إلى حضور
المؤكدون يُصدر لهم رمز QR وتُجهَّز بطاقاتهم تلقائيًا للمرحلة التالية.
الفوائد التشغيلية
تخطيط أدقّمعرفة الأعداد المؤكّدة مبكرًا تعني قاعات وبطاقات وضيافة بالحجم الصحيح.
وقت فريق أقلإلغاء المتابعة اليدوية للردود والتذكيرات يحرّر فريق العلاقات للعمل الأهم.
صورة أرقىدعوة مخصّصة باسم الضيف ومسمّاه تعكس اهتمام الجهة المنظِّمة.
لا ازدواجيةقائمة واحدة تمنع تكرار الدعوات أو إغفال ضيف مهم.
حالات الاستخدام
ملتقى رسمي بقائمة ضيوف مغلقة
دعوة شخصية لكل ضيف مع تأكيد إلزامي، وقائمة نهائية تُسلَّم للبوابة قبل الحدث.
مؤتمر بمتحدثين ورعاة
دعوات مختلفة للمتحدثين والرعاة والزوار، كل فئة بمحتوى وصلاحيات مختلفة.
فعالية إعلامية
دعوة الإعلاميين مع تعليمات التغطية وربط الدعوة بطلب اعتماد إعلامي.
أسئلة شائعة عن هذه الوحدة
هل يمكن إرسال الدعوات عبر واتساب؟
نعم، تدعم الوحدة الإرسال عبر البريد الإلكتروني والرسائل النصية وواتساب. ويمكن اختيار القناة المناسبة لكل فئة ضيوف على حدة، فبعض الفئات تستجيب للبريد الرسمي وأخرى تستجيب أسرع للرسائل.
ماذا يحدث لو لم يردّ الضيف على الدعوة؟
يظل سجلّه بحالة «قيد الانتظار»، ويمكن ضبط تذكيرات تلقائية تُرسل له بعد مدة تحدّدها. كما تُظهر لوحة التحكم قائمة غير المستجيبين لتتمكّن من المتابعة معهم مباشرة قبل إغلاق القائمة.
هل أستطيع رفع قائمة الضيوف من ملف Excel؟
نعم، يمكن استيراد القائمة من ملف Excel أو CSV مع مطابقة الأعمدة (الاسم، الجهة، المسمّى، البريد، الجوال)، ويتحقّق النظام من التكرار قبل الإضافة النهائية.
هل يمكن تعديل الدعوة بعد إرسالها؟
يمكن تعديل بيانات الضيف وحالته في أي وقت. أما نص الدعوة المُرسلة فيبقى كما وصل، ويمكن إرسال رسالة تحديث أو دعوة معدّلة للفئة المعنيّة.
صفحات ذات صلة
تسجيل الزوار
نماذج تسجيل قابلة للتخصيص، تسجيل مسبق وميداني، إصدار QR فريد لكل زائر، وربط اختياري بالدفع الإلكتروني.
اعرف المزيدإدارة الضيوف والفئات
ملف موحّد لكل ضيف، تصنيف الفئات وصلاحياتها، إدارة كبار الشخصيات والمرافقين، وسجل كامل لكل تعامل.
اعرف المزيدإدارة الاعتمادات (Accreditation)
طلبات اعتماد للفئات الحسّاسة، رفع المستندات، سير موافقات متعدّد المستويات، وربط كل اعتماد بمناطق ومدد محدّدة.
اعرف المزيدجاهز لرفع مستوى تنظيم فعالياتك؟
احصل على منصة متكاملة لإدارة الدعوات والزوار والاعتمادات وطباعة البطاقات والتحكم في الدخول، مع إمكانية تخصيص النظام ليتوافق مع طبيعة فعالياتك والهوية المؤسسية لجهتك.
ردّ سريع خلال ساعات العمل — أو اتصل مباشرة على
+966565330501