كيف تعمل المنصة؟
رحلة تشغيل متكاملة تغطي كامل دورة العمل من تجهيز الفعالية وحتى التقارير النهائية.
أربع مراحل رئيسية
من إنشاء الفعالية على النظام حتى إغلاق التقارير بعد الحدث.
إنشاء الفعالية
تعريف اسم الفعالية، التاريخ، الموقع، الفئات، الجلسات، البوابات، وسياسات التسجيل والاعتماد.
إدارة الدعوات أو طلبات الاعتماد
رفع قائمة الضيوف أو فتح باب التسجيل والاعتماد عبر نماذج مخصصة وروابط إلكترونية.
المراجعة والإصدار
مراجعة البيانات، اعتماد الطلبات، إصدار QR Codes، وربط كل زائر بالبطاقة المناسبة وصلاحياته.
الدخول والتشغيل المباشر
مسح البطاقات أو QR عند البوابات، طباعة فورية عند الحاجة، ومتابعة الحضور من لوحة التحكم.
ما قبل الحدث وما بعده
الجهد الحقيقي يبدأ قبل الحدث بأسابيع، ولا ينتهي بإغلاق الأبواب.
قبل الحدث — تُبنى الفعالية على النظام: تُعرَّف الفئات وصلاحياتها، تُصمَّم قوالب البطاقات، تُجهَّز نماذج التسجيل والاعتماد، تُرسَل الدعوات وتُتابَع الردود، وتُراجَع طلبات الفئات الحسّاسة وتُعتمد. في هذه المرحلة تُكتشف المشكلات على الشاشة بدلًا من اكتشافها على البوابة.
- تعريف الفئات والصلاحيات والمناطق.
- تصميم قوالب البطاقات لكل فئة.
- تجهيز نماذج التسجيل والاعتماد.
- إرسال الدعوات ومتابعة RSVP.
- مراجعة واعتماد الفئات الحسّاسة.
- تدريب فريق الاستقبال على النظام.
بعد الحدث — تتحوّل السجلات إلى تقارير: من حضر ومن اعتذر، أي بوابة استقبلت أكثر، متوسط زمن الدخول، حضور كل جلسة وورشة، وعدد البطاقات المطبوعة والمعاد طبعها. هذه الأرقام هي أساس التخطيط للفعالية القادمة.
- تقرير الحضور والاعتذار والغياب.
- تحليل ضغط البوابات وأزمنة الدخول.
- حضور الجلسات وورش العمل.
- سجل الطباعة وإعادة الطباعة.
- تصدير كامل إلى Excel وPDF.
- قاعدة بيانات جاهزة للفعالية القادمة.
ما يتغيّر فعليًا في التشغيل
جاهز لرفع مستوى تنظيم فعالياتك؟
احصل على منصة متكاملة لإدارة الدعوات والزوار والاعتمادات وطباعة البطاقات والتحكم في الدخول، مع إمكانية تخصيص النظام ليتوافق مع طبيعة فعالياتك والهوية المؤسسية لجهتك.