الأسئلة الشائعة

المنصة تغطّي رحلة الزائر كاملة داخل الفعالية: إرسال الدعوات ومتابعة الردود، التسجيل المسبق والميداني، مراجعة طلبات الاعتماد للفئات الحسّاسة، إصدار رموز QR، تصميم البطاقات وطباعتها ورقيًا أو بلاستيكيًا، التحكّم في البوابات والمناطق، تسجيل الحضور وحضور الجلسات، ثم التقارير النهائية. الفكرة الأساسية أن كل هذه المراحل تعمل على ملف زائر واحد بدل أن تكون أنظمة وجداول منفصلة.

المنصة مبنية لتتوسّع مع حجم الفعالية. في الفعاليات الصغيرة والملتقيات المحدودة يمكن استخدام وحدات الدعوات والتسجيل والبطاقات فقط. أما الفعاليات الكبيرة فتستفيد من الأكريديشن متعدّد المستويات، وإدارة البوابات المتعدّدة، ونقاط الطباعة الموزّعة، وغرفة العمليات. أنت تختار الوحدات التي تحتاجها فعلًا، ولا تدفع مقابل تعقيد لا يخدمك.

لا. الوحدات مترابطة لكنها ليست إلزامية. يمكن لجهة أن تستخدم الدعوات والتسجيل والبطاقات فقط، وأخرى أن تركّز على الأكريديشن وإدارة البوابات. ما يجمعها أنها تعمل على البيانات نفسها، فإذا أضفت وحدة لاحقًا فإنها تبني على ما هو موجود دون إعادة إدخال.

نعم، النظام عربي في الأساس وليس مترجمًا. الواجهات ونماذج التسجيل والبطاقات والتقارير كلها مبنية على اتجاه RTL، بما في ذلك محاذاة الأسماء العربية على البطاقات المطبوعة وترتيب الأعمدة في التقارير المصدَّرة. والبنية جاهزة لإضافة الإنجليزية للفعاليات الدولية التي تحتاج واجهة ثنائية اللغة.

بيانات الزوار والاعتمادات وسجلات الحضور ملك للجهة المنظِّمة للفعالية. تعمل المنصة كمشغّل تقني لهذه البيانات لتشغيل الفعالية فقط، ولا تُستخدم لأي غرض آخر ولا تُشارك مع أي جهة. ويمكن للجهة تصدير بياناتها كاملة في أي وقت بصيغة Excel، كما يمكنها طلب حذفها بعد انتهاء الفعالية.

التسجيل يكتمل بمجرّد تعبئة الزائر لبياناته، ويُصدر له رمز دخول مباشرة. أما الأكريديشن فلا يكتمل إلا بمراجعة بشرية واعتماد رسمي، ويتطلّب غالبًا رفع مستندات داعمة مثل الهوية أو خطاب الجهة أو البطاقة الإعلامية. ونتيجة الأكريديشن ليست مجرّد سماح بالدخول، بل صلاحية محدّدة بمناطق ومدد زمنية معيّنة.

نعم، يمكن تعريف سير موافقات على عدّة مستويات — مثل مراجعة أولية من فريق التشغيل ثم اعتماد نهائي من الإدارة أو الجهة الأمنية المختصة. ولا يُصدر الاعتماد ورمز الدخول إلا باكتمال جميع المستويات، مع بقاء حالة كل طلب واضحة في أي مرحلة هو ومن المسؤول عنها.

الصلاحية ليست مطبوعة على البطاقة فقط، بل مرتبطة برمز الزائر داخل النظام. وعند مسح الرمز عند مدخل منطقة مقيّدة — مثل صالة كبار الزوار أو غرفة الإعلام أو الكواليس — يتحقّق النظام لحظيًا إن كانت هذه المنطقة ضمن اعتماده، ويرفض الدخول ويسجّل المحاولة إن لم تكن.

نعم، يمكن إلغاء الاعتماد أو تعليقه في أي وقت، فيتوقّف عمل رمز الزائر فورًا على جميع البوابات ونقاط التحقّق. ويبقى سجل القرار موثّقًا بالمستخدم الذي اتخذه والوقت والسبب، وهو ما يُعتمد عليه عند أي مراجعة لاحقة.

نعم، تُضبط الصلاحيات على مستوى كل شاشة ووحدة. يمكن أن يرى موظف الاستقبال شاشة التسجيل والطباعة فقط دون أي وصول للتقارير، وأن يقتصر مشرف البوابة على بوابته وتقاريرها، وأن تُحجب ملفات الفئات الحسّاسة عن الجميع إلا مستخدمين محدّدين. وكل عملية حسّاسة تُسجَّل باسم من قام بها ووقتها.

يعتمد على حجم الفعالية وعدد الوحدات المطلوبة. الفعاليات المتوسطة التي تحتاج دعوات وتسجيلًا وبطاقات تُجهَّز عادة خلال أيام. أما الفعاليات الكبيرة التي تتطلّب أكريديشن متعدّد المستويات وعدّة بوابات ومناطق مقيّدة فتحتاج تخطيطًا مسبقًا أطول وتنسيقًا مع فرق الأمن والتشغيل. ننصح دائمًا بالتواصل مبكرًا قبل موعد الحدث.

يستمر التسجيل ومسح الرموز في العمل محليًا عند تعثّر الاتصال، ثم تُزامن السجلات تلقائيًا مع النظام عند عودة الشبكة. هذا مهم لأن انقطاعًا قصيرًا في شبكة الموقع لا ينبغي أن يوقف طابور الاستقبال أو يعطّل البوابات.

لا في الغالب. يكفي المسح بكاميرا جوال موظف الاستقبال أو المشرف لأغلب النقاط. أما البوابات ذات الكثافة العالية — كالمعارض الجماهيرية والفعاليات الرياضية — فيُفضَّل فيها استخدام أجهزة مسح مخصّصة لسرعتها في التعامل مع التدفّق العالي. والنظام يدعم النوعين معًا في الفعالية نفسها.

الواجهات الميدانية مصمّمة لتكون مختصرة قدر الإمكان، فموظف الاستقبال يرى شاشة واحدة بمهامه فقط لا النظام كاملًا. ومع ذلك ننصح بجلسة تدريب قصيرة قبل الحدث تغطّي التسجيل الميداني والطباعة ومعالجة الحالات الاستثنائية، خصوصًا مع الفرق المؤقّتة التي تُستقدَم للفعالية.

نعم، يمكن تصدير أي تقرير إلى Excel للتحليل والعمل عليه، أو إلى PDF بصيغة جاهزة للعرض على الإدارة والرعاة. ويشمل ذلك تقارير الحضور والاعتمادات وحركة البوابات وحضور الجلسات وسجلات الطباعة، مع إمكانية تصفية أي تقرير حسب الفئة أو البوابة أو الجهة أو الوقت.

نعم، وهو ما تحتاجه شركات تنظيم الفعاليات والجهات التي تنظّم عدّة أحداث. كل فعالية لها مساحتها المستقلّة ببياناتها وفريقها وإعداداتها، ولا يرى فريق فعالية بيانات فعالية أخرى، مع بقاء الإدارة قادرة على متابعة الجميع من مستوى إشرافي.